如何用一周时间掌握5种职场高效办公快捷键?
事情是这样的,呀。
上周三,我差点被一个实习生搞崩溃。
那孩子拿着笔记本,可怜巴巴跟我说,“姐,这个表格我做了四小时,刚才手一抖删错了,没保存。
”我一看他那张脸,想起了七年前的自己。
2016年秋天,我再某东的一个合作公司干文员。
第一天上班,领导扔过来一份80多页的合同让我校对,我吭哧吭哧改了仨钟头,眼瞅着要完工,不知道碰了哪个键,整段文字变成了乱码。
当时我眼泪都快下来了,旁边一个胖大哥探过头来,看了眼屏幕,“啧”了一声,伸出食指,按了两个键——“Ctrl+Z”。
世界恢复了。
那一刻,我决得他头上带光。
所以当实习生跟我讲这事儿的时候,我第一反应不是骂他,而是拉把椅子坐下来,问他:“你一周内,就练五个快捷键,练不练?
”他小鸡啄米一样点头。
我给他定的计划,第一天就一个——Ctrl+Z。
撤销。
别笑,这是我心目中的快捷键之王。
你们以为撤销只能用来反悔打字?
上周我邻居大姐说她不小心把桌面上摆了一年的报价表文件夹删了,回收站都清空了,急得满嘴起泡。
我说你试试Ctrl+Z,她半信半疑按了一下,文件夹回来了。
她尖叫的声音我在六楼都听见了。
这个功能的神奇之处在于,有些软件它不止撤销一步,你连着按七八次,它能往回倒好多步。
但千万别贪心,按过头了还得反着来。
第二天,我让实习生练的是Ctrl+C和Ctrl+V的进阶版——Ctrl+Shift+V。
你们肯定遇到过这种情况:从网页复制一段文字,粘到Word里,字体、颜色、大小全乱了,跟打翻了调色盘一样。
普通Ctrl+V是把原格式也带过来,但Ctrl+Shift+V是只粘纯文本。
去年我写年终总结,从五个不同的网页扒资料,要不是这个快捷键,光调格式就得调一宿。
实习生第二天下午跑来跟我说,姐,这个绝绝子,我昨晚用这个整理会议纪要,快了至少半小时。
第三天最简单——Ctrl+S。
这玩意儿不需要任何技巧,就是养成习惯。
我自己的毛病是每写完两三句话就按一下,跟强迫症似的。
但就是这个强迫症救过我命。
去年冬天,公司电脑突然蓝屏,我旁边的小姑娘嗷一声哭了,她写了两千字的方案没保存。
我拍拍她肩膀,重启之后打开文档,里面有我每五分钟自动保存的版本,但也只是五分钟前的。
她后来跟我说,还是得学你,没事就Ctrl+S。
我一般在写东西的时候,手里端着咖啡,右手小拇指就搭在Ctrl和S上,随时一按。
那感觉,踏实。
到了第四天,我教他的是Ctrl+F。
查找。
这玩意儿看着不起眼,但在长文档里简直就是鹰眼。
有一回我在一份200多页的合同里找一个叫“张伟”的人名,要是用眼睛一行行扫,估计得看到第二天日出。
按Ctrl+F,输入张伟,0.3秒全出来了。
实习生刚开始还不当回事,觉得用得着那么频繁吗?
结果下午他就真香了。
他要在公司通讯录里找一个叫“李娜”的,总共有十一个李娜,靠翻找的话得一个一个看部门,用Ctrl+F直接定位到第十一个,他当时就跟我竖大拇指。
第五天压轴,我教他Alt+Tab。
窗口切换。
这事儿说来也尴尬,我有一次开会,领导让我投影展示表格,我切换屏幕的时候鼠标在任务栏上点了半天,就是点不着那个正确的窗口,底下二十多个人看着我手忙脚乱。
后来销售部一个大哥直接说,你按住Alt别松,一下下按Tab。
刷,刷,刷,三下就切过去了。
从此我就爱上了这个操作。
尤其是上班摸鱼的时候(这话我自己说出口都觉得心虚),看见老板走过来,左手往键盘上一搭,Alt+Tab秒切回工作界面,丝滑得跟德芙一样。
不过实习生问我是不是用来防领导的,我没承认。
周末的时候他给我发微信,说这些快捷键都练熟了,问我还有没有更多的。
我说你先别贪多,就这五个,用到肌肉记忆再说。
他回了个表情包,说第一天练撤销的时候,把他妈的微信聊天记录都给撤回来了,被他妈追着打。
其实工具这东西,真不在多,在于顺手。
就像我厨房里那把用了五年的菜刀,别的刀再贵再好,我都不换,因为握在手里有数。
快捷键也一样,你得让它变成你手指头的本能,而不是脑子里的知识。
要是非让我再加一个——那就是Windows键+D,一键显示桌面。
纯属个人秘技,你们自己品吧。
整个一周下来,实习生从那个删了表格不敢吭声的小孩,变成了能在五秒内,完成撤销、复制纯文本、保存、查找和切换窗口的初级玩家。
上周五下班前,他主动跑过来跟我说,姐,我下午用Ctrl+Shift+V粘了三十多段资料,半点格式没乱。
我心想,嘿,这小孩,算上路了。
(顺便说一句,我昨天在家试了试新学的麻辣香锅配方,炒糊了,幸好Ctrl+Z不管用,不然我老公非让我撤销重做不可。
)