带教老师调走那天，我把这5个文件夹位置全记下来了

其实吧

带教老师调走那天，我请她吃了顿潮汕牛肉锅
，她涮着吊龙突然说：你别光记流程，那几个文件夹位置才是活命的东西。

我当时筷子都停了呢。

后来自己带新人，第一周就让他们把这几个文件夹翻个底朝天。

我一个同学说，没当回事这个小问题的人折腾好久（摊手）

核心结论

带教老师走后最怕什么？

不是不会干活，是找不到东西。

我经历过一次，5月在杭州，老师刚调去总部第二天，客户要去年十月的一份对账明细。

我在共享盘里翻了差不多四十分钟，最后发现她藏在“日常杂项”下面一个叫“备用”的子文件夹里。

那天午饭都没吃。

所以她说得对。流程可以问人，文件找不到就是抓瞎。下面这几个文件夹位置，我让每个新人都拿本子抄下来，存在手机备忘录里，别只靠脑子。

• 项目归档路径分三层。第一层是年份，第二层是项目代号，第三层才是合同、报价、验收单各一个文件夹。带教老师习惯在第三层里再建一个“终版”，里面只放最终签字版。普通版和终版混着的，基本是没被老师骂过。
• 客户往来邮件导出文件夹。老师走之前把近两年的关键邮件按客户名导成了PDF，放在共享盘“往来留痕”下面。她说邮件在系统里指不定哪天就丢了，本地留一份，找起来也就两三步。我后来自己补了标签，用“客户名+日期”，比系统搜索快太多。
• 内部模板库的“老版本”别删。很多新人只存最新模板，结果客户要按去年格式改，抓瞎。老师那个“模板-历史”文件夹里，2021到2024的都有，差不多十几种。她说每个版本改动都有来由，看一眼就知道当时为什么那么调。
• 审批记录截图文件夹。不是系统里的审批流，是老师自己截图存的呢。谁批的、什么时候批的、批注写了什么，一张图全有。有次财务说没收到审批，她直接调出截图，前后不到一分钟。这个文件夹放在“个人-凭证”下面，别和公共盘混。
• 部门共享盘的“只读”区域。老师反复强调，那个区域里放的是已经定稿不许改的东西。但很多人不知道只读区里面还有个“历年参考”，全是前几年的方案和复盘。我上个月写季度总结，就是从那里翻到两年前一个类似项目的复盘，省了至少三小时。

具体方法

光知道位置不够，得会找。我自己的习惯是每周五花十分钟把这一周新产生的文件归类。别攒着，攒到月底你自己都忘了哪个是哪个。

还有个小技巧，老师教的。

在共享盘根目录建一个“今天要用的”快捷方式文件夹，把当下在处理的几个文件拖进去。

第二天再换。

这样你就不用来回翻五六层目录。

我用了两年，绝绝子。

另一个坑是命名。

老师要求文件名里必须带日期，格式就是年月日，比如“20240512-客户对账”。

她说你带日期，排序自然就对了。

不带日期的文件，过仨月你根本不知道哪个是新哪个是旧。

我现在看到“新建文件夹”和“最终版2”这种名字就头疼。

对了，老师走之前还留了一个txt文档，名字叫“找不着就搜这里”。

里面列了大概二十几个关键词和对应的文件夹路径。

比如搜“报销”就去“财务-个人垫付”，搜“验收”就去“项目-交付-签字页”。

（这个我真没想到，后来自己又补了十几条进去。

）

她调走那天是周五，下午四点多。

我帮她把纸箱搬到楼下，她上车前说了一句：文件夹位置记牢，比记我电话管用。

我当时感觉夸张，后来发现是真的。

现在我也带新人了，第一周就让他们把这几个位置翻一遍，然后自己画一张图。

画不出来就再翻。

差不多四五步就能找到的东西，别花四十分钟。

昨天有个新人问我，说老师你那个“今天要用的”文件夹怎么做的。

我笑着说你先把我让你抄的那五个位置背下来再说。

他掏出手机，备忘录里已经存好了。