办公室用AI工具做会议纪要，这2步搞定比手动快半天

哎，

作为一个过来人，我在这事儿上踩过的坑比办公室饮水机换的水桶还多，前几年在上一家公司，每周至少三场跨部门会，手动记纪要记到手腕发酸，后来用录音笔加回放，1小时的会我得花差不多两小时整理。

去年九月在杭州跟一个做跨境电商的团队对接，他们行政小姑娘给我看了她用AI搞出来的纪要，我当时就一个感觉：亏大了。

我楼下邻居在律所当行政，她之前跟我吐槽说所里开会纪要要归档，格式要求多，后来我教她这套，她上个月还专门发消息说省出来的时间够她追完一部剧了（这个我真没想到）。

办公室用AI工具做会议纪要，说到底就两步：先把语音转成文字，再让AI把文字压缩成结构化纪要。

听起来简单，但中间有几个细节你不注意，出来的东西还不如自己手写。

我试过三四种转写工具，也用过两三个大模型来提炼，最后固定下来的这套流程，比手动快大概半天。

对，就是4到5个小时的差距。

你开一个两小时的会，手写加整理加排版，一下午没了哦。

用这套，大概二十来分钟收工。

第一步，语音转文字。

别用手机自带那个，识别率在多人说话场景下能气得你摔键盘。

我目前用的是某飞旗下的听见会议，也有朋友用通义听悟。

重点来了：开会前一定让每个人说话前先带一嘴自己的名字，比如“我这边是市场部老张，我觉得……”。

不然后面AI分不清谁是谁，整理出来的纪要全是“某人说”。

另外一个坑是，如果你们会议室有回音或者空调噪音大，转写准确率会从大概大概十来个点掉到七八十。

我试过把手机放在会议桌正中间，比放在角落强不少。

第二步，把转写文本丢给AI做提炼。

别直接复制粘贴一整篇两三万字的流水账，大模型也扛不住。

我的做法是分段喂，大概每三四千字喂一次，提示词就一句话：“把这段会议记录整理成待办事项和关键结论，每条不超过20个字，注明责任人。

” 你猜怎么着？

用ChatGPT或者Kimi都行，但Kimi对中文口语的容错更好，像“那个那个”“就是说”这种它能自动忽略。

我对比过，同一段转写文本，Kimi出来的纪要条数比ChatGPT多出两三条，而且责任人抓得更准。

还有一个省钱路子。

如果你公司用的是钉钉或者飞书，它们自带的AI纪要功能其实够用了。

飞书妙记我上周刚试过，1小时会议转写加摘要，大概三分钟出结果，免费额度每个月有十几次。

但缺点是它只认自家生态，你要是用腾讯会议录的，还得先导出再上传。

我一般就是腾讯会议录屏加录音，然后音频丢给飞书妙记，稍微绕一下但能接受。

价格上，飞书妙记超出免费额度后大概是0.5元一小时，比请个实习生便宜多了。

上周三我在办公室试了个新招，把AI提炼完的纪要再丢回给另一个AI让它按照我们公司的模板排版，连字体和行距都给我调好了。

同事路过看见我十分钟搞完一场两小时会的纪要，表情绝绝子。

不过说实话，这套流程最费时间的其实是第一步的校对，大概占整个流程六成时间。

但比起从头听录音，还是快太多了。

对了，如果你用的是Windows电脑，记得把系统声音设置里的“立体声混音”打开，这样录出来的音频质量比外放录音好一大截。我一开始不知道，录出来的全是嗡嗡声，后来还是IT部小哥提醒我的。