用ChatGPT做会议纪要，不是记录问题，是没给对角色

其实吧

上个月月底，在杭州跟几个做电商的朋友吃饭。

其中一个哥们儿老周
，做女装供应链的，吐槽说昨天开完选品会，用ChatGPT整理纪要，扔进去两小时的录音转文字，结果出来一堆废话。

他说那玩意儿就跟没睡醒似的，把“这个面料克重不够”和“中午吃啥”混在一起，重点全糊了。

我拿他手机一看，他那提示词写的是“帮我总结一下会议内容”。

这能怪谁？

不是ChatGPT不行，是你没给对角色。

其实这事儿特简单。

你让一个实习生去记会议纪要，你得告诉他“你是项目经理助理，只记决策和待办”。

你直接跟他说“记一下”，他给你记一堆谁咳嗽了几声也正常。

ChatGPT也一样，你连个身份都不给它，它就默认自己是维基百科，什么都往里塞。

我后来帮老周改了个法子。

先告诉ChatGPT：“你是一个有十年经验的会议纪要专员，你的任务是从混乱的对话里只提取三类东西：最终决定、待办事项、负责人和截止时间。

其他所有讨论过程、玩笑、跑题内容全部扔掉。

输出格式用表格，一列是事项，一列是负责人，一列是时间节点。

”

（这个预处理我真没想到老周之前完全没做）

就这么一段话，他昨天试了试，说出来的东西终于像人干的了哦。

以前他要花差不多四十分钟自己再捋一遍，现在十分钟改改就能发群里。

还有个坑得提一嘴。

老周最开始把录音转出来的文字直接甩给ChatGPT，那文字里全是“嗯、啊、这个、那个”还有别人插嘴。

我教他先扔进另一个工具里做预处理，去掉语气词、合并重复句。

别小看这步，预处理完的文本量能少三成左右，ChatGPT处理起来准确率高不少。

就好比你炖汤之前总得把血沫撇了，不然汤全是腥味。

那具体怎么给角色？

我拿上周我自己开的一个项目会举例。

我用的是腾讯会议的转写功能，导出来一个纯文本，大概六千多字。

然后我新建一个对话，第一句话就这么写：

“你现在是一个互联网公司的技术项目经理，负责把一段混乱的会议记录整理成清晰的纪要。

你只保留：1. 大家达成一致的具体方案。

2. 谁在什么时间之前要交付什么。

3. 还需要进一步确认的问题。

其他所有闲聊、重复讨论、跑题全部不要。

输出用无序列表，每条前面加一个方形符号。

如果某条待办没有明确负责人，你标注‘待确认’，不要自己编。

“另外，你如果觉得某条信息模糊，直接问我，不要猜。

”

就这几句。

然后我把他那六千字贴进去。

出来的结果，我数了数，有效信息大概四百字不到，但全是干货。

之前他自己弄的时候，出来的东西跟原文差不多长，那还纪要个啥。

还有个细节。

如果你会议里提到了具体数字，比如“预算砍到十二万”、“下周三之前要三百件样衣”，你要在提示词里加一句“所有数字必须原样保留，不许四舍五入或者模糊化”。

我几年前有个朋友就是，ChatGPT把“十七万”写成“十几万”，差点出岔子。

老周后来还发现一招。

他会把同一段会议记录扔给ChatGPT两次。

第一次用“技术负责人”的角色，只盯技术风险；第二次用“运营负责人”的角色，只盯排期和资源。

然后把两份纪要合并。

他说这样比只用一个角色挖得深。

我试了试，确实，不同角色关注点不一样，就跟同一张照片你让不同的人看，有人看构图有人看光线。

（说实话这招有点费时间，日常小会没必要）

但要是那种牵扯三四个部门、预算几十万的会，这么干值。

我上个月在深圳参加一个硬件选型会，两个小时录音，转文字大概一万两千字。

我用了双角色法，一个“供应链专家”角色挑物料交期和成本风险，一个“项目经理”角色挑责任划分和里程碑。

两份合起来，最后给老板汇报用了一页纸搞定，老板说这是他见过最清爽的纪要。

所以别再说ChatGPT做会议纪要不行了。

它就是个执行工具，你给它什么身份，它就干什么活。

你让它当路人，它就给你记流水账。

你让它当专业纪要专员，它就能从一锅粥里捞出干货。

花两分钟改改提示词，省你四十分钟整理时间，这笔账谁都会算。

对了，顺便提一句。

如果你用的是免费版ChatGPT，上下文长度有限，超过差不多四千字的会议记录它可能会忘掉开头。

那就分段喂，或者用那个“从中间切一刀，先处理后半段再处理前半段”的笨办法。

别一次性全塞进去，它记不住。