成都的雨季太长，如何用自动化办公工具批量处理积水报修工单？

都的雨要是下起来，那真是没完没了，阳台的袜子晾三天能拧出水，楼下快递站的门槛都被泡涨了，啦。

去年7月12号，那天雨大到什么程度呢？

我娃的雨鞋里灌了半筒水，他一路走一路“噗嗤噗嗤”响，我低头一看，学校门口那片已经成迷你池塘了，啦。

刚回家还没换掉湿裤子，手机上社区微信群就炸了，满屏全是积水照，片，有拍地下车库的，有拍单元门口台阶的，还有直接发一段语音说“赶紧来人弄一下，水要进屋了”。

我在的这个小社区，管事的就四五个人，一个电话接一个电话记，记到后面自己都搞混了哪里是哪里。

你们可别碰上了这个点，现在想想都后怕（叹气）

当时我也没想多管闲事，毕竟自家阳台还在渗水呢。

结果社区那个小刘——平时帮我收过几次快递的小伙子——直接语音打过来，声音带着哭腔：“姐，你平时不是老整那些办公自动化吗？

能不能救救急？

”我一听，这雨季才开了个头，他们要是靠手记，那真得记到膝盖泡发。

就这么着，我拿笔记本电脑坐到了我家餐桌前，旁边还放着半包没吃完的怪味胡豆。

先记住一句：别一条条录，把整个乱摊子丢给AI先理一遍

我刚开始也犯过傻，想着用Excel作个模板，让居民自己填表发来。

结果呢？

老年人在群里发语音说“五栋二单元门口”，年轻人拍个照发个定位，还有几个直接写“我家楼下”，我根本不知道是哪个楼下。

所以第一件事不是建表格，是先把所有碎片信息堆给ChatGPT，让AI自己抽出来。

我当时用的就是我们平时网页版那个ChatGPT，不是啥高级版本。

我干了一件事：把社区微信群从早上七点到中午的聊天记录，全部复制出来，粘贴进去。

注意别把中间那些“谁家狗丢了”“有没有人拼面包”的闲聊也带进去，但我一开始带进去了，也没事。

我给的提示词是这样的——

• 你是社区客服助理，专门负责积水报修工单。
• 下面是一堆聊天记录，请提取所有关于积水报修的内容。
• 输出格式为表格，列名分别是：时间、详细地点、联系人、联系电话、积水情况、紧急程度。
• 如果电话没提到，就写“未知”。
• 不是报修积水的消息，一律忽略。

这个提示词看着简单，但关键是你得告诉它“输出表格”，不然它给你写一段散文。

第一次跑出来，它把“今天雨好大，楼下花坛都满了”也当成工单了，害得保洁阿姨跑过去一看，人家就是拍照感慨一下而已，阿姨白跑一趟，回来脸色那叫一个精彩（这个我真没想到，AI对“积水”这个词太敏感了）。

后来我在提示词里加了一句：“只有用户明确表达需要处理、报修、求助，才算工单”，这才消停。

等AI吐出来一张表格，我检查了一遍，大概一百来条消息里，筛出了三十七条真工单。

它自动给每条编了号，我顺手把紧急程度标成红色——比如进水屋里，了、地下室被淹了这种就写“紧急”，只是门口有水坑的写“一般”。

然后重点来了，这一步才是自动化办公真正爽的地方。

把AI整理好的表格，直接怼进自动分派工具

我用的其实就是普通的Google表格，应为是免费，而且里面能写脚本。

你要是习惯用Excel也行，但需要装了宏。

我那时候一边吃着胡豆，一边把ChatGPT吐出来的表格复制进Sheet里，然后在第二页建了个“维修人员”表，按片区写好了负责人名字。

然后用一个简单到不能再简单的脚本逻辑：如果“紧急程度”等于“紧急”，自动给对应的维修师傅在企业微信里发通知；如果“一般”，就排到下午统一处理。

这个脚本我写完了都有点不好意思，因为真的很基础，就是Map一下地址关键词，比如“五栋”“二单元”“地下车库”对应到师傅张三李四。

难的是让机器人和企业微信接上。

小刘帮我在后台开了一个企业微信机器人的权限，我自己提前在“某东”上买了一个小型的局域网转发工具，结果发现，根本用不上——人家企业微信自带的那个Webhook接口就够了，白花钱（这个，真的买之前一定先查清楚）。

但实际操作的时候，有个坑我必须说下。

AI从聊天记录里提取的“五栋二单元”可能是口语化的简称，跟维修师傅手里的小区楼栋图对不上。

我的解决办法是让AI再标准化一次：在提示词里加上一句“请把地点里的栋数统一成数字格式，比如“五栋”写成“5栋””。

就这样，不到半小时，三十多条工单全部自动派到了对应的人手机上。

就连那个“我家楼下”的神仙描述，AI居然根据聊天上下文猜出了大概位置，还标了“疑似2栋楼下，需人工确认”。

我发出去之后，2栋的师傅自己说，确实上午接到两个电话，就是那边。

那一整天，小刘没再接过一个电话。

他后来跟我说，原本下午还要冒雨去社区办公室坐班，结果直接在家里睡了个午觉。

而我呢，把剩下的半包胡豆吃完，又去阳台拿拖把——因为窗台缝隙还渗雨，拖把一拧就是半桶水（这雨，真的绝绝子）。

但说真的，这个流程搭好之后，后面每次下雨我只要把那三四个关键字复制进对话框，几秒钟一堆工单就自动出来了。

还有个小细节，最好在表格里加一列“状态”，自动填“待处理”，等师傅在钉钉上收到消息后点一下“收到”，状态就自己变绿。

这样不用任何人问，社区主任打开手机就能看到谁还没接单。

有一次我试过让AI顺便把回执短信也写了，模板是“您好，您报修的积水位置已收到，维，修师傅预计几十分钟内到达，请保持电话畅通。

”发之前我改了个别字，人家居民回复“谢谢美女”，我愣是不知道人家谢的是我，还是AI。

现在雨季又来了，小刘已经学会了自己用ChatGPT处理工单，还教给隔壁社区的人。

其实这东西不难，难的是第一次把聊天记录粘过去的时候，别因为“AI把闲聊当工单”就放弃。

多调一次提示词就能解决。

我有时候看着窗外下个不停的雨，想我们这个老小区，每年都要淹那么几回，今年至少不用再翻着聊天记录一条条打电话了。

成都的雨还是那个雨，但工单这东西，还真就自动化了。