北京自由职业者用自动化办公工具管理客户合同，哪2个步骤最省时？
核心结论（其实就俩）
第一个是合同文件的自动重命名+归集。第二个是到期提醒的自动推送。
你是不是决得这俩听起来特简单？对，就是简单到容易被人忽略，但真做顺了，能替你省下每周至少俩小时的重复劳动。我上次老觉得“自动化”得搞什么高大上的代码，直到我发现根本不用写一行程序。
具体方法（按我踩坑的顺序唠）
我先说最头疼的取文件名。
以前我从客户微信里保存合同，默认名字全是“文件传输助手”或者一串乱码数字。
有一次我为了找某位客户的补充协议，把文件夹翻了个底朝天，最后发现是因为文件名长得像一串乱码，根本对不上号。
后来我用的工具是某款国产的RPA软件（名字就不提了，免得像打广告），关键功能就一个：盯着我的一个特定文件夹。
只要我往里头扔进去一个PDF或者Word，它就自动读取内容里的甲方，名称和签约日期，然后改写成“几十几十15_某某公司_服务合同_版本1”这种格式，再扔进对应的客户子文件夹。
注意，这个动作是它自己完成的，我只需要把原始文件拖进去就行。
这一步省在哪？
以前我得手动新建文件夹、改名字、移动文件，全程差不多四五步。
现在就是“拖进去”这一个动作。
尤其适合我这种手上同时有五六个客户的人，每个客户还可能有补充协议、发票扫描件、验收单，乱成一锅粥。
用了自动归集之后，再也不会有“明明记得存过，但就是找不到”的鬼情况了。
第二个步骤是到期提醒。
我之前吃过一个大亏，某客户一年的服务到期了，我忘了提续费的事儿，结果人家默认为自动结束，白白丢了一个单子。
那次之后我专门找怎么搞提醒，最后也是在同一个RPA工具里做了个定时任务——每天早上十点，它自动扫一遍客户合同文件夹里的文件名，把里面所有日期在三十天内到期的合同列出来，然后通过手机app消息推送给我。
这个逻辑其实特别笨，就是读取文件名里的日期。
但正因为文件名已经被第一步自动规整了，所以扫起来准确率几乎百分之百。
我不用打开任何系统，也不用自己填什么表格，手机弹个通知就完事儿。
配合上手机自带的日历，还能再提前一周预警。
对了，我住北京朝阳，平时通勤得坐一小时地铁，我经常在地铁上就顺便把到期合同的续约报价用手机发给客户。
等坐到站，基本就谈得差不多了。
你说这两步省不省时间？
还有个小插曲，我一开始不知到这软件能绑定手机通知，还以为只能电脑弹窗。
后来琢磨了半天，发现还支持微信推送，果断开了。
现在每天上午十点，手机准时“叮”一下，我一看就知道接下来要催谁了。
不过你也别着急一下全搞完。
我建议先只做第一步——自动命名归集。
就这一个功能，你就能体会到“躺着等文件自己排好队”的爽感。
第二步的提醒功能我是第二天才加上去的，因为发现第一步跑顺了，第二步就是顺手加个规则的事。
工具嘛，折腾过微软的Power Automate，也试过某宝上几块钱的脚本，最后还是觉得RPA这种可视化流程最好懂。
你要是跟我一样是普通上班族，不是程序员，就认准“可视化拖拽”这几个字，别碰那些要写一大堆代码的。
哦对，我昨天还发现一个坑：合同文件名里的日期得写成“6月15日”，这种带中文的才不容易被识别错，要是写成“2024.6.15”有的工具会当成小数。
这个细节你们一定得注意，别问我怎么知道的（哭）。
现在我电脑桌面上的合同文件夹整整齐齐，连我对象都夸我“终于像个正经干活的自由职业者了”。
其实哪是什么进步，纯粹是坑踩多了，长记性而已。
行了，就这些。等过两周我准备再研究下自动生成报价单，搞定了再来跟你们唠。没搞定的话，就当这条没发过。
