年中预算吃紧，如何用免费AI工具实现自动化办公？

周三下午，杭州热得像蒸笼，我正蹲在阳台上修那把断腿的折叠椅，手机突然震个不停，哈哦。

老张在微信里连发三条60秒语音，点开一听，全是抱怨——他们公司年中预算砍了一半，连他那个用了三年的办公软，件续费都批不下来，他一个人要管五个部门的周报汇总、数据表格还有PPT美化，整个人快炸了。

我一边拧螺丝一边回他：“你早说啊，我半年前就靠免费AI活儿了，哪还用花那个冤枉钱。

”他立马打语音过来，语气跟抓到救命稻草似的。

其实我自己踩过的坑也不少。

年初那会儿跟风买了某东上打折的某AI写作会员，结果用了两个月发现，每月写的那点东西根本值不回票价，而且它生成的句子一股子翻译腔，我领导看了直皱眉头。

后来一咬牙取消了续费，转头去捣鼓免费工具，才发现原来绝绝子的玩法全藏在那些被忽略的角落里。

就拿周报来说吧，我原来每周五下午要花两个多小时吭哧吭哧汇总，后来用免费版ChatGPT（就是那个3.5版本，现在好像叫GPT-3出头吧）写了个提示词模板，把我手头零散的几条工作记录丢进去，它自动组织成三段式：做了啥、遇到啥问题、下周计划。

刚开始调那个模板调了差不多四五次，第一次生成的文案，里居然出现“站在行业风口上”这种话，我赶紧改成“车间设备检修了三台”，再生成就顺眼多了。

现在每周五午休花十分钟搞定，剩下的时间还能摸鱼刷会儿手机（这个我真没想到，原来摸鱼也能这么理直气壮）。

当然光写周报还不够，公司那套流程里最烦人的是数据核对。

每个月要对着十几张Excel表检查采购单和库存，眼睛都能看瞎。

我试着用了WPS AI的免费功能，它有个“智能填充”能自动识别规律，比如我上一列是“红色XX型号螺丝”，下一列需要补“数量+单价”，它居然能自己推算出来，虽然偶尔会抽风把红色写成绿色，但九成以上是对的。

一开始我不放心，每条都对了一遍，后来发现错的概率比我自己手打还低，就完全放手了。

还有飞书文档的那个免费AI自动摘要，开会录音转文字之后，直接让它提炼仨关键点，省得我再听一遍啰嗦的会议录音。

上个月有次开会我故意走神想晚上吃啥，结果AI摘要里把“下季度主推产品B方案”写成了“主推产品A方案”，我又手动改了一下，但这锅真不能甩给AI，是我自己没把录音里的方言口音录清楚（确实是我的锅）。

说到配图，我们部门经常要做那种内部培训的小海报，以前都花钱找外包，一张五十块，一个月至少四张，两三百就打水漂了。

后来我发现百度AI画图那个“文心一格”有免费额度，每天能生成二十张，虽然，画风有时候很迷——比如我要一个“电脑前工作的小人”，它给我画个戴着蒸汽朋克护目镜的机器人——但挑一挑总能用。

关键是把提示词写细，别写“办公场景”，要写成“一个年轻男性坐在灰，色办公桌前，拿着咖啡杯，浅蓝色背景，扁平化风格”，出来就靠谱多了。

我把这个法子教给老张，他试了试，第一张生成的图里人物的头居然和脖子分离了，他截图发我，我笑得差点从椅子上摔下来。

不过多试几次，大概到第七八张的时候，就能出来能用的图了，反正又不花钱，废图就当练手了。

另外提一嘴，很多免费AI工具都有使用次数或时间限制。

比如微软的Copilot免费版（就是那个在Edge浏览器里叫，“必应聊天”的）每天只能问三十个问题，但如果你只是用来整理会议纪要或者改写邮件，那完全够用。

我一般白天用掉二十次，剩下的留着晚上查菜谱（没错，我用来问“红烧肉炖多久不柴”，它居然真能给出个靠谱的步骤）。

还有那个国产的Kimi，长文档阅读免费，我去年年底整理公司年度报告时，把十几页PDF丢进去让它划重点，它分分钟给我列了个表，比我自己翻半天快多了。

唯一不爽的是它免费版不能上传超过20M的文件，所以我每次都先把PDF压缩一下，用那个免费的在线压缩网站，多一步总比没钱强。

老张上周终于按我说的试了，还特意发语音夸我靠谱。

他说他搞了个自动化流程：用微信里那个免费的RPA机器人（就是那种可以自动点击、复制粘贴的脚本工具），每天早上九点自动登进公司OA系统，把各部门提交的日报摘要复制出来，再喂给免费版GPT生成汇总，最后用腾讯文档的免费自动化功能发到群里。

全程不花钱，只是最开始花了大概三个下午调那个RPA的点击位置，因为公司OA页面每次更新都会动几个像素，他崩溃了好几次，后来索性录了个屏幕操作让RPA自适应。

现在他每天能省出差不多一个小时，用来中午补觉，或者研究怎么给他家猫做那种网红猫窝（他真是闲得慌）。

哦对，差点忘了说，这些免费工具最怕的就是突然收费或者改规则。

比如之前某家AI写作工具突然把免费额度从每天五千字砍到一千字，我那个月被迫用回了手写提纲，痛苦万分。

所以我的习惯是同时备着两三个同类工具，这个不行就用那个。

比如写邮件用ChatGPT免费版，做PPT大纲用百度的“文心一言”，画图用“通义万相”的免费额度。

反正互联网公司卷得厉害，免费的总会冒出来，咱们这种穷打工的就跟着捡漏就行了。

上个月我还发现Google实验室那个“NotebookLM”能免费分析笔记，虽然要梯子不太方便，但偶尔救急用一下，香得很。

最后说个题外话——前两天修那把断腿椅子的时候，发现它原来只是螺丝松了，根本没坏。

我拿着扳手拧了三圈就好，但之前愣是琢磨了两个小时，还上网搜了“折叠椅维修视频”，结果评论区全是广告。

人有时候就是容易想复杂，AI工具也一样，别一听“自动化办公”就觉得要买几万块的软件装服务器。

免费的那一套组合拳打下来，只要肯花点心思调教，真能省下真金白银。

老张昨天又在微信上跟我说，他用那个免费AI帮他老婆写了个教师述职报告，他老婆学校的同事都以为他找了枪手，他得意得不行。

我就回了一句：“省下来的钱记得请我喝奶茶，芝士葡萄那种。

”