自动化办公中如何用ChatGPT处理重复邮件？

说实话,刚开店那会儿我最怕得就是回邮件……

不是怕写东西,是特么每天几十封一模一样的询价、投诉、催货……

看得我眼睛都快瞎了，回得手都抽筋，有一次我甚至把A客户的报价单贴到了B客户的邮件里……

（那场面，绝了，被骂了整整三天）

后来琢磨出用ChatGPT搞这个，才算是从地狱里爬出来了，

先说最基础的——你不是得天天回“亲，物流已经发出，单号是xxxx”这种话吗？(真的吗)

以前我都是复制粘贴，但复制粘贴也累啊，而且容易出错，

后来我直接在ChatGPT里写了个提示词：“你是一，个淘宝客服小店主，现在有客户问物流单号，请用口语化回复，语气亲切，并告诉我怎么改里面的单号部分”。

一次就生成五个版本的回复，我挑一个最顺眼的……然候每次只需耍把单号替换掉就行。

但你可能会说，这不就是模板吗？

跟用word有啥区别？

区别大了去了。

重复邮件最大的坑不是内容一样，而是每封邮件其实细节都不同——有的是问退换货、有的是问发票、有的是催货还带着情绪。

我之前踩过一个坑：用固定模板回催货邮件，结果对方火更大，“你特么就知道复制粘贴”。

所以说，ChatGPT牛逼的地方在于：你可以给它一个“角色设定”，然后让它根据每封邮件的内容重新写一遍，但又保持一样的关键信息。

比如我现在每天早晨打开邮箱，把那些垃圾广告删掉，剩下的重复类邮件——大概七八封吧——全部复制到ChatGPT里。

提示词大概长这个样子：“你是我（一个开网店的小老板），收到以下客户邮件，请帮我逐一回复，哈。

每封回复要简短口语化，针对对方需求，语气温和，但不要啰嗦。

第三封客户情绪激动，先道歉再解释”。

一次扔进去，它哗哗哗不到两分钟就把七八封全回了……

我只需要检查一遍，改个别字——比如有一次它把“某东”写成了“某宝”——然后粘贴发送就行。

（上周我还在用这个办法处理供应商催款的邮件，对方回了一句“你这次态度不错啊”……我心想，你夸的是ChatGPT）

还有个更绝的用法……你们可能想不到。

我店里有几个老客户，每次进货都要发表格过来，让我确认库存表格格式每次都差不多。

我就把表格截图扔给ChatGPT（用得是带图功能的那版），让它直接生成回，复：“目前A款有13件，B款缺货，C款可调货，预计三天到”——省得我手动数了。

但千万注意，ChatGPT有时候会瞎编数据，比如它会把库存数给我翻一倍……

所以每次必须核对，特别是带数字的部分。

这也是我踩过的大坑——有次它把20件写成了200件，我发出去之后对方直接打了定金……搞得我连夜打电话解释。

哦对了，还有个效率小技巧……

我会把常回的邮件类型分门别类，存出几个“提示词模板”在手机备忘录里。

比如“催货模板”、“退换货模板”、“发票模板”、“投诉道歉模板”……每种里面写好了完整的提示词，连语气都调好了。

需要用的时候，直接把客户的原话复制进去，五秒钟生成回复。

而且你知道最搞笑的是啥吗？

比我自己打字快五倍不止。

我用这套方法之后，回邮件的时间从每天两小时缩短到二十分钟——省下来的时间我能多睡一会儿，或者刷刷某宝的同行店铺。

上个月我还用多出来的时间研究了一下怎么用AI写产品文案……当然那是另一个故事了。

对了，我突然想起来，有一次我感冒发烧，躺在床上不想动。

就用手机打开ChatGPT，把当天所有的邮件语音输入进去，让它给我回……

结果那天客户满意度居然比我自己回复的时候还高……（这算不算被AI取代的前兆？）

不过我还是要劝你一句：别完全放手。

毕竟你面对的客户是真人，有时候对方就是想要那种“人味儿”。

所以我会在ChatGPT生成的回复后面，再手动加一两句：比如问一句“上次那批货用着还顺利吗”。

这种人性化的东西，AI现在还学不会（吧）。

总之呢，处理重复邮件这件事，最好的姿势就是：让ChatGPT干80%的重复劳动，你干20%的润色和人情味。

这样既不会累死，也不会翻车。

我用了小半年，目前还没出过神马大事——唯一一次翻车是我忘了改名字，把“李总”叫成了“张总”……

（那时候真想找个地缝钻进去）

所以最后再提醒一句：替换名字和数字的时候，一定特么的要看一眼……

别学我。